4. A támogatások könyvvizsgálata
Nyilvántartási kötelezettség
A támogatási szerződés általános feltételeiben foglaltak szerint a kedvezményezetteknek saját nyilvántartásaik részeként, vagy azok mellett jól elkülönülten, kettős könyvelési rendszerben pontos és rendszeresen vezetett nyilvántartást és elszámolást kell vezetniük:
- a támogatott projektjük megvalósításáról,
- pénzügyi folyamatairól,
Az elszámolásnak, nyilvántartásnak az adott szakterületen alkalmazott eljárásokat kell követnie.
Amennyiben egy kedvezményezett adott időszak alatt több projektet is megvalósít, akkor minden egyes támogatott projektről külön elszámolást kell vezetni, és ezekben részletezni kell az összes bevételt és kiadást.
Ellenőrzések
- A támogatási szerződésben foglaltak szerint a projekt megvalósításának időszakában, illetve azt követően 5 + 2 éven belül a Szerződő Hatóság, a KEHI, az ÁSZ, valamint az Európai Bizottság, az Európai Közösségek Számvevőszéke, illetve ezen szervezetek megbízottjai jogosultak ellenőrzéseket végezni.
- A kedvezményezettek a támogatási szerződés aláírásával vállalják, hogy együttműködnek az ellenőrzést végzőkkel, és rendelkezésükre bocsátanak minden szükséges információt.
A kedvezményezettnek biztosítania kell, hogy:
- az ellenőrzést végző szervezetek, személyek meglátogathassák a támogatott projekt megvalósítási helyszínét,
- illetve hozzáférhessenek a projekt pénzügyi és szakmai irányításával kapcsolatos számítógépes adatállományokhoz és egyéb dokumentumokhoz, azokat tanulmányozhassák, illetve vizsgálhassák.
- a dokumentumok nyilvántartását úgy kell megoldani, hogy azok könnyen ellenőrizhetőek legyenek,
- a dokumentumok tárolásának pontos helyéről, annak esetleges változásairól a kedvezményezetteknek folyamatosan tájékoztatniuk kell a Szerződő Hatóságot.
Az ellenőrzést végzőknek minden esetben külső harmadik felek vonatkozásában szigorúan bizalmasan kell kezelniük vizsgálataikat.
A támogatási feltételek alapján a 100.000 Euro vagy azt meghaladó összegű támogatásban részesülő projektek esetében a projekt támogatott költségvetése terhére könyvvizsgálót kell alkalmazni.
A könyvvizsgáló amellett, hogy folyamatosan vizsgálja a pályázatban megfogalmazott célok megvalósulását, ellenőrzi a vonatkozó hazai és EU szabályok betartását, nyilvántartási és egyéb kötelezettségek teljesítését, egyúttal segítője is a folyamatnak. A könyvvizsgáló az a szakértő, aki nem csak kérdez és ellenőriz, de akihez kérdésekkel is fordulhatnak a kedvezményezettek elsősorban számviteli, adózási kérdésekben
Amennyiben a támogatott projekt végrehajtásának az időtartama meghaladja a 18 hónapot, a projekt végrehajtás minden 12. hónapját követően éves könyvvizsgálatot kell végezni.
Könyvvizsgálói jelentés
A könyvvizsgálói jelentéseknek legalább az alábbiak vizsgálata során tapasztaltakra kell kitérniük:
- a kiadások jellegének, jogszerűségének és rendszerességének elemzése és ellenőrzése;
- előlegek felhasználásának ellenőrzése;
- a harmadik féllel kapcsolatos elszámolások könyvvizsgálói ellenőrzése;
- a kiadások egyeztetése az elkülönített nyilvántartásokkal, elszámolásokkal és a projekt költségvetésével;
- a projekt bevételeinek ellenőrzése (beleértve az Európai Közösség által folyósított előlegeket, az előlegek után beszedett kamatokat, a társfinanszírozási összegeket, valamint a projekt kapcsán keletkező egyéb bevételeket);
- tájékoztatás az eredeti projektdokumentáció tárolásának pontos fizikai helyéről annak érdekében, hogy a dokumentumokat az Európai Bizottság és az Európai Közösségek Számvevőszéke ellenőrizhesse.
